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Arrêtez de dessiner, modélisez !

Workey Designer votre logiciel
de gestion et de modélisation
de processus métier

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Workey Designer conjugue à la fois la puissance d’un logiciel de modélisation de processus, la simplicité d’un outil de dessin et le formalisme de la méthode d’organisation OSSAD.

Les bénéfices :

  • Une cohérence dans toutes les étapes de la modélisation : de la cartographie des processus au mode opératoire
  • Un cadre méthodologique pour vous accompagner dans la formalisation de vos processus
  • Respect de la norme ISO 9001
  • Une interface web simple et intuitive pour définir vos logigrammes
  • Une production automatique de votre modélisation au format Word et HTML
  • Une assistance à la modélisation via les matrices Activités / rôles ou bien la matrice de RACI
  • Cartographie des risques et matrices des risques
  • Un déploiement facilité : Workey designer est accessible depuis un simple navigateur web
  • Le passage immédiat et sans rupture vers l’automatisation de vos processus grâce à Workey Engine

Workey Designer – modélisation de processus

iso9001_2015La solution de modélisation
de vos processus métier

Le logiciel Workey designer propose un ensemble d’éditeurs graphiques vous permettant de décrire l’ensemble de vos processus sous forme de logigrammes; Du niveau macro (cartographie des processus) au niveau procédure (qui fait quoi et quand), en passant par la définition de votre organigramme, de la matrice RACI. Workey designer est disponible gratuitement en téléchargement. Workey Designer vous propose des outils complémentaires comme la matrice de Raci ou bien des rapports pour affiner votre analyse.

Modèle Abstrait Niveau 1

Modèle Abstrait Niveau 1

Le modèle abstrait (cartographie des processus) de la méthode OSSAD s’intéresse aux objectifs d’une organisation, indépendamment des moyens et des ressources mis en œuvre pour les réaliser. Il offre plusieurs niveaux de visualisation en permettant de décomposer un processus en sous-processus et en activités grâce au « zoom ». Il est donc relativement invariant et permet de représenter à un niveau conceptuel les processus d’une organisation, son environnement, et les paquets d’information qui circulent.

Modèle abstrait - Décomposition de la fonction Vente

Modèle abstrait – Décomposition de la fonction Vente

Chaque fonction, peut être décomposée en sous-fonction, tout en conservant les données d’entrées et de sorties de la fonction supérieurs.Ainsi, le modèle abstrait est, comme annoncé en introduction, une représentation relativement invariante d’une organisation. Cela s’avère très utile dans un environnement où les technologies et les opérations quotidiennes peuvent évoluer rapidement, car les objectifs fondamentaux d’une organisation sont clairement formulés et ses missions formalisées, fournissant ainsi une base solide pour les personnes en charge de gérer cette évolution.

role

Un modèle de rôles décrit la circulation des informations dans une organisation et entre celle-ci et son environnement, en intégrant la notion de rôles, c’est-à-dire des ensembles de responsabilités confiés aux employés ou aux personnes extérieures en contact avec l’organisation. Ces informations (ou ressources en information) sont reprises dans les modèles de procédures présentés ci-dessous.
 cartographie des risques_qualite La cartographie des risques conformément à la norme ISO9001:2015 permet de définir pour chaque processus ou procédures les objectifs, les incertitudes liées aux objectifs et les risques associés. Chaque risque est valorisé en terme de vraisemblance et de conséquence.Vous pouvez préciser pour chaque risque, le responsable du risque et éventuellement associer une procédure de traitement si le risque n’est pas acceptable.
matrice risk La matrice des risques se construit automatiquement à partir de l’ensemble des risques identifiés au niveau des processus ou procédures. Des fonctions avancées de navigation vous permettent facilement de parcourir pour chaque risque de la matrice, les processus concernés, le responsable du risque et la procédure de traitement du risque.

Procédure associée à la fonction Support Client

Procédure associée à la fonction Support Client

Le modèle de procédures permet de détailler les activités définies au niveau le plus fin du modèle abstrait : une procédure correspond à une activité. Il montre également quelles ressources en information sont nécessaires à l’accomplissement d’une activité et comment ces ressources circulent, faisant ainsi le lien avec les paquets d’information du modèle abstrait. Une procédure est ainsi découpée en opérations «élémentaires» qui sont accomplies par un rôle. Ce type de modèle reprend par ailleurs les rôles définis dans le modèle de rôles et leur associe les opérations dont ils ont la responsabilité. Il permet également de définir des chemins d’exécution parallèles ou conditionnels

Matrice RACI

La matrice de RACI indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque  activité précisé au niveau du modèle abstrait.Ce type de matrice donne une vision simple et claire de qui fait quoi dans le projet, en permettant d’éviter une redondance de rôles ou une dilution des responsabilités.

Expression d'une règle du dictionnaire

Expression d’une règle du dictionnaire

Les règles permettant d’autoriser ou non le passage à l’étape suivante dans une procédure conditionnelle s’exprime au travers d’un modèle de règles. Ces règles sont composées d’expression, d’opérateurs ET / OU et de messages.

Modélisation d'un formulaire

Modélisation d’un formulaire

Un document d’une procédure peut se matérialiser par différents formulaires composés de champs. Ainsi à une étape donnée de la procédure, l’utilisateur peut disposer d’un formulaire qui sera peut être différent à l’étape suivante. Workey gère très facilement les règles de visibilité des champs en fonction du rôle joué, du statut du document et de l’opération en cours.

Organigramme

Unité organisationnelle

Les modèles d’unités organisationnelles permettent de montrer la structure et la hiérarchie d’une organisation, ainsi que les personnes réelles qui la composent et les postes qu’elles y occupent. Plus largement ces modèles peuvent être aussi utilisés pour exprimer différentes natures d’unités comme des compétences, des seuils, des imputations, …

La méthode OSSAD

Une méthode et un langage de modélisation
dédiés à l’organisation et à la cartographie des processus

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… et avec Workey Designer, vous modélisez
tout naturellement vos processus

L’organisation revient en force. Elle n’est plus le domaine réservé de quelques spécialistes. Elle reste au centre des préoccupations des décideurs du secteur privé, comme du secteur public. Elle doit devenir une culture commune pour tous les collaborateurs de l’entreprise ou de l’administration.

Mais toute culture suppose un langage pour parler des problèmes qui se posent, et les résoudre. Bien que peaufinées depuis plus de trente ans, les méthodes d’analyse et de conception de systèmes d’information ne facilitent pas toujours le dialogue indispensable entre clients et fournisseurs de ces systèmes, qu’ils soient internes ou externes.

L’approche Ossad vient combler ce fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre décideurs, utilisateurs et concepteurs d’une organisation. Elle propose un langage commun facilement assimilable par tous les acteurs du changement. Ossad permet ainsi d’aboutir à une vision partagée du système d’information (et d’organisation). Il est alors possible de le faire évoluer, de façon plus ou moins radicale, tout en tenant compte des technologies de l’information et de la communication qui apportent tant de possibilités, mais aussi tant de difficultés, lors de leur mise en œuvre. Ossad permet d’aborder l’organisation et l’informatique de pair, et non l’une après l’autre.

Issue d’un projet européen, l’approche Ossad est pratiquée depuis 1990 dans plusieurs pays. Les deux auteurs de cet ouvrage collaborent au développement d’Ossad depuis cette époque au travers de nombreux projets qu’ils ont menés en Suisse.

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 Principe
Mener à bien une réorganisation des processus d’une entreprise ou d’une administration nécessite des moyens, non seulement pour les décrire à différents niveaux de détail, mais aussi pour les situer par rapport à la finalité de l’organisme étudié. Ossad fournit ces moyens et énonce des règles générales pour s’en servir au mieux dans un projet de réorganisation et de cartographie des processus. Cette approche peut être décrite, de manière simplifiée, sous la forme de réponses à quatre questions successives :
1) comment représenter les objectifs de l’organisme ?
2) comment représenter la répartition des moyens humains pour atteindre ces objectifs ?
3) comment représenter la circulation des informations pour atteindre ces objectifs ?
4) comment décrire avec précision l’ensemble des moyens (humains et matériels), ainsi que le déroulement des procédures pour atteindre ces objectifs ?A chacune de ces questions, Ossad propose des réponses au travers de l’élaboration de représentations graphiques, ou modèles.
Ossad  s’appuie principalement sur deux niveaux de modélisation de processus :Le Modèle Abstrait (ou cartographie des Processus)

      • Il décrit les objectifs de l’organisation, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre pour y parvenir afin d’obtenir une cartographie des processus
      • Il représente les fonctions (nom donnés aux processus) de l’organisation (ex : Vente, production) et les paquets d’information qu’elles échangent (ex : commande, contrats). Une fonction est décomposable en sous-fonctions (sous processus). Les fonctions non décomposées (ou le plus petit niveau de décomposition des fonctions ou sous-fonctions) sont appelées activités.
      • Il répond aux questions QUOI ? et POURQUOI ? et permet de visualiser les flux qui relient les fonctions, sous-fonctions et activités (paquets)
      • Le vocabulaire actuel a substitué au concept de Fonction celui de Processus et Sous-processus
      • Le temps et le séquencement entre activités ne doit pas apparaître à ce niveau de modélisation. Les liens ne représentent que des relations et sont entre autres destinés à identifier les interactions à considérer lorsque des modifications sont envisagées dans une partie ou l’autre du modèle.

Le Modèle Descriptif (ou Procédures)

      • Il décrit les moyens humains et les ressources technologiques de l’organisation.
      • Il représente les procédures de l’organisation (= manière de réaliser une activité), ainsi que les rôles (= qui participe à quelle activité) et les ressources mis en œuvre (= avec quoi est réalisée l’activité).
      • Il répond aux questions QUI ? et COMMENT (dans quel ordre, en combien de temps) ?
      • Il se compose de trois types de formalismes graphiques :
        • la matrice activités/rôles (quel rôle est responsable de quelle tâche pour chaque activité – RACI) ?
        • le graphe de circulation des ressources d’informations (modèles de rôles et de procédures : liens entre les rôles et liens entre les procédures).
        • le graphe d’opérations (suite logique des opérations – aussi appelées tâches, pour faire le lien avec les tâches dans la matrice Activités/Rôles).
 Pour en savoir plus
 Un langage pour l’organisation : l’approche OSSAD ©

  • SNELLA (Jean-Jacques)
  • CHAPPELET (Jean-Loup)

ISBN: 2-88074-618-3
2004, 3ème édition
Avec l’aimable autorisation des Presses polytechniques et universitaires romandes, Lausanne.

 

Une suite logicielle BPM intégrée

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Workey votre logiciel de Workflow

Workey est une solution professionnelle de Business Process Management déployée depuis plus de 12 ans chez nos clients. Elle offre toutes les fonctions nécessaires pour une mise en œuvre rapide, efficace et opérationnelle d’applications de workflow dans un environnement 100% Web. Workey est un logiciel de gestion de processus et de workflow développé pour les utilisateurs et orienté utilisateurs, aussi bien pour la conception du workflow (modélisation de processus, cartographie de processus et formulaires) que pour l’utilisation des applications de workflow produites par Workey.

Avec le logiciel Workflow BPM Workey
vous avez la garantie :
  • de modéliser des processus et procédures d’entreprise de façon intuitive
  • d’obtenir une application de workflow conforme à ce qui a été modélisé par les
    utilisateurs
    , sans étape intermédiaire de paramétrage
  • d’obtenir une application de workflow sans aucun développement
vignetteworkeydesigner Workey Designer est la solution pour analyser, modéliser, documenter et publier vos processus métier, formulaires, règles et connecteurs. La méthode OSSAD, intégralement supportée par l’outil, permet d’aborder vos projets de Business Process Management comme un projet d’organisation.
vignetteworkeyadmin Workey Admin propose une interface 100% WEB pour déployer, administrer sur le serveur, les différentes versions des processus modélisés. L’administration peut être centralisée ou décentralisée à l’aide d’une gestion fine des profils.
vignetteworkeyengine Workey Engine permet d’orchestrer sous forme d’un workflow l’ensemble des processus de l’entreprise préalablement modélisés à l’aide du logiciel de modélisation de processus Workey Designer. L’ensemble des éléments de la modélisation sont automatisés afin d’obtenir des applications de workflow immédiatement opérationnelles sans aucun développement.
vignetteworkeywebclient L’interface web proposée en standard par Workey permet de proposer à chaque utilisateur préalablement authentifié une interface simple et intuitive pour créer, suivre ses processus de workflow et accéder à des tableaux de bord.

Pour concevoir le logiciel de workflow Workey, C-Log International n’est pas parti de la conception d’un moteur de workflow et ensuite dans la conception d’un outil graphique de modélisation pour paramétrer les règles de flux mais d’une approche totalement inverse.

C-log International a avant tout considéré un projet de Business Process Management comme un projet d’organisation avec l’obligation de modéliser un processus métier sans tenir compte des aspects techniques. C’est pour cela que nous proposons une réelle solution intégrée (BPA/BPM) d’analyse, de modélisation, de documentation et d’automatisation (workflow) de processus métier capable d’appréhender tout type de processus quelque soit sa complexité.