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La méthode OSSAD

Une méthode et un langage de modélisation
dédiés à l’organisation et à la cartographie des processus

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… et avec Workey Designer, vous modélisez
tout naturellement vos processus

L’organisation revient en force. Elle n’est plus le domaine réservé de quelques spécialistes. Elle reste au centre des préoccupations des décideurs du secteur privé, comme du secteur public. Elle doit devenir une culture commune pour tous les collaborateurs de l’entreprise ou de l’administration.

Mais toute culture suppose un langage pour parler des problèmes qui se posent, et les résoudre. Bien que peaufinées depuis plus de trente ans, les méthodes d’analyse et de conception de systèmes d’information ne facilitent pas toujours le dialogue indispensable entre clients et fournisseurs de ces systèmes, qu’ils soient internes ou externes.

L’approche Ossad vient combler ce fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre décideurs, utilisateurs et concepteurs d’une organisation. Elle propose un langage commun facilement assimilable par tous les acteurs du changement. Ossad permet ainsi d’aboutir à une vision partagée du système d’information (et d’organisation). Il est alors possible de le faire évoluer, de façon plus ou moins radicale, tout en tenant compte des technologies de l’information et de la communication qui apportent tant de possibilités, mais aussi tant de difficultés, lors de leur mise en œuvre. Ossad permet d’aborder l’organisation et l’informatique de pair, et non l’une après l’autre.

Issue d’un projet européen, l’approche Ossad est pratiquée depuis 1990 dans plusieurs pays. Les deux auteurs de cet ouvrage collaborent au développement d’Ossad depuis cette époque au travers de nombreux projets qu’ils ont menés en Suisse.

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 Principe
Mener à bien une réorganisation des processus d’une entreprise ou d’une administration nécessite des moyens, non seulement pour les décrire à différents niveaux de détail, mais aussi pour les situer par rapport à la finalité de l’organisme étudié. Ossad fournit ces moyens et énonce des règles générales pour s’en servir au mieux dans un projet de réorganisation et de cartographie des processus. Cette approche peut être décrite, de manière simplifiée, sous la forme de réponses à quatre questions successives :
1) comment représenter les objectifs de l’organisme ?
2) comment représenter la répartition des moyens humains pour atteindre ces objectifs ?
3) comment représenter la circulation des informations pour atteindre ces objectifs ?
4) comment décrire avec précision l’ensemble des moyens (humains et matériels), ainsi que le déroulement des procédures pour atteindre ces objectifs ?A chacune de ces questions, Ossad propose des réponses au travers de l’élaboration de représentations graphiques, ou modèles.
Ossad  s’appuie principalement sur deux niveaux de modélisation de processus :Le Modèle Abstrait (ou cartographie des Processus)

      • Il décrit les objectifs de l’organisation, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre pour y parvenir afin d’obtenir une cartographie des processus
      • Il représente les fonctions (nom donnés aux processus) de l’organisation (ex : Vente, production) et les paquets d’information qu’elles échangent (ex : commande, contrats). Une fonction est décomposable en sous-fonctions (sous processus). Les fonctions non décomposées (ou le plus petit niveau de décomposition des fonctions ou sous-fonctions) sont appelées activités.
      • Il répond aux questions QUOI ? et POURQUOI ? et permet de visualiser les flux qui relient les fonctions, sous-fonctions et activités (paquets)
      • Le vocabulaire actuel a substitué au concept de Fonction celui de Processus et Sous-processus
      • Le temps et le séquencement entre activités ne doit pas apparaître à ce niveau de modélisation. Les liens ne représentent que des relations et sont entre autres destinés à identifier les interactions à considérer lorsque des modifications sont envisagées dans une partie ou l’autre du modèle.

Le Modèle Descriptif (ou Procédures)

      • Il décrit les moyens humains et les ressources technologiques de l’organisation.
      • Il représente les procédures de l’organisation (= manière de réaliser une activité), ainsi que les rôles (= qui participe à quelle activité) et les ressources mis en œuvre (= avec quoi est réalisée l’activité).
      • Il répond aux questions QUI ? et COMMENT (dans quel ordre, en combien de temps) ?
      • Il se compose de trois types de formalismes graphiques :
        • la matrice activités/rôles (quel rôle est responsable de quelle tâche pour chaque activité – RACI) ?
        • le graphe de circulation des ressources d’informations (modèles de rôles et de procédures : liens entre les rôles et liens entre les procédures).
        • le graphe d’opérations (suite logique des opérations – aussi appelées tâches, pour faire le lien avec les tâches dans la matrice Activités/Rôles).
 Pour en savoir plus
 Un langage pour l’organisation : l’approche OSSAD ©

  • SNELLA (Jean-Jacques)
  • CHAPPELET (Jean-Loup)

ISBN: 2-88074-618-3
2004, 3ème édition
Avec l’aimable autorisation des Presses polytechniques et universitaires romandes, Lausanne.