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L’importance d’une méthode pour mener à bien un projet d’organisation

La méthode Ossad vient combler le fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre les différents intervenants d’un projet d’organisation (consultant, utilisateur, décideur) et plus particulièrement entre maitrise d’œuvre et maitrise d’ouvrage. Elle propose un langage commun facilement assimilable par tous les acteurs du changement.

 

Ossad permet d’aboutir simplement et rapidement à une vision partagée de l’organisation et du système d’information afin de les faire évoluer ensuite plus facilement pour satisfaire les exigences métier de votre entreprise. Ossad permet ainsi d’aborder l’organisation et le système d’information de pair, et non l’un après l’autre.

Ossad fournit les moyens et énonce des règles générales pour s’en servir au mieux dans un projet d’organisation. Cette approche peut être décrite, de manière simplifiée, sous la forme de réponses à quatre questions successives :
1) comment représenter les objectifs de l’organisme ?
2) comment représenter la répartition des moyens humains pour atteindre ces objectifs ?
3) comment représenter la circulation des informations pour atteindre ces objectifs ?
4) comment décrire avec précision l’ensemble des moyens (humains et matériels), ainsi que le déroulement des procédures pour atteindre ces objectifs ?

A chacune de ces questions, Ossad propose des réponses au travers de l’élaboration de représentations graphiques, ou modèles :

  • Le modèle abstrait qui décrit les objectifs de l’organisation, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre pour y parvenir. Ce niveau de modélisation permet de répondre aux questions QUOI ? et POURQUOI ? et permet de visualiser les flux qui relient les fonctions de votre organisation
  • Le modèle descriptif qui décrit les moyens humains et les ressources technologiques de l’organisation. Il représente les procédures de l’organisation (= manière de réaliser une activité), ainsi que les rôles (= qui participe à quelle activité) et les ressources mises en œuvre (= avec quoi est réalisée l’activité). Il répond aux questions QUI ? et COMMENT (dans quel ordre, en combien de temps) ?

Ainsi, Ossad ne propose pas une approche de modélisation linéaire comme on peut le voir trop souvent et qui montre vite ces limites :

  • Un seul niveau d’abstraction
  • Les rôles ou les unités organisationnelles ne sont pas ou mal représentés
  • Le document (Facture, Commande, Contrat, …) qui est le support de travail quotidien du métier, est rarement représenté
  • Le cycle de vie de l’information n’est pas représenté, afin de répondre aux questions de base du type : Quel est le statut de la facture, de la commande, …
  • Les logigrammes sont longs et vite illisibles
  • Il y a très souvent peut d’uniformité entre les symboles utilisés
  • et enfin beaucoup trop de losanges !

A l’inverse, OSSAD propose différents niveaux de modélisation en prenant en compte à la fois la vision macroscopique, relationnelle et détaillée de l’organisme étudié (modèle abstrait) , mais aussi la communication entre procédures, les procédures et les instructions (modèle descriptif) avec comme élément pivot le cycle de vie du dossier (ou document) qui va faire l’objet d’un traitement.

Ossad propose ainsi une méthode normalisée qui conjugue à la fois, un vocabulaire, une syntaxe et une grammaire. C’est une méthode de bon sens, simple à appréhender, formelle et qui plus est, libre de droit. Bref, le couteau suisse pour mener à bien un projet d’organisation que ce soit pour le choix d’un progiciel, d’une certification ISO, la mise en œuvre d’une GED et, bien entendu, dans le cadre d’un projet de BPM.

Alors tentez l’aventure OSSAD, et participez à nos prochaines sessions de formations sur 1 jour.

 

Arrêtez de dessiner, modélisez !

Workey Designer votre logiciel
de gestion et de modélisation
de processus métier

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Workey Designer conjugue à la fois la puissance d’un logiciel de modélisation de processus, la simplicité d’un outil de dessin et le formalisme de la méthode d’organisation OSSAD.

Les bénéfices :

  • Une cohérence dans toutes les étapes de la modélisation : de la cartographie des processus au mode opératoire
  • Un cadre méthodologique pour vous accompagner dans la formalisation de vos processus
  • Respect de la norme ISO 9001
  • Une interface web simple et intuitive pour définir vos logigrammes
  • Une production automatique de votre modélisation au format Word et HTML
  • Une assistance à la modélisation via les matrices Activités / rôles ou bien la matrice de RACI
  • Cartographie des risques et matrices des risques
  • Un déploiement facilité : Workey designer est accessible depuis un simple navigateur web
  • Le passage immédiat et sans rupture vers l’automatisation de vos processus grâce à Workey Engine

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Un logiciel de workflow
performant et ouvert

Le moteur d’exécution des processus sous forme d’un workflow repose sur une architecture standard Java permettant ainsi le traitement de gros volumes aussi bien en termes de processus qu’en termes de connexions simultanées.

Ainsi, l’architecture technique de l’outil de workflow Workey Engine  permet de s’affranchir de contraintes techniques (Système d’exploitation, Messagerie, Annuaire, Base de données, Serveur d’applications) pour exécuter le workflow et de prendre appui sur des serveurs d’applications qui répondent à ce standard.

Workey_engine

Depuis un simple navigateur, et après authentification (login – mot de passe ou SSO) Workey Engine reconnaît l’utilisateur et par conséquent :

  • sa langue de travail
  • ses différents rôles et les processus dans lesquels intervient l’utilisateur
  • son appartenance à une unité organisationnelle

Enfin le système de workflow Workey expose une interface API de type REST (Representational state transfer) permettant d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités proposées par l’interface Web de Workey. Vous pouvez ainsi facilement intégrer Workey dans une solution tierce (Applicatif, portail, …)

Ainsi, l’API permet la manipulation des documents de flux de travail, à savoir leur création, leur progression selon les règles exprimées par la modélisation, leur présentation à l’interface de visualisation.

La méthode OSSAD

Une méthode et un langage de modélisation
dédiés à l’organisation et à la cartographie des processus

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… et avec Workey Designer, vous modélisez
tout naturellement vos processus

L’organisation revient en force. Elle n’est plus le domaine réservé de quelques spécialistes. Elle reste au centre des préoccupations des décideurs du secteur privé, comme du secteur public. Elle doit devenir une culture commune pour tous les collaborateurs de l’entreprise ou de l’administration.

Mais toute culture suppose un langage pour parler des problèmes qui se posent, et les résoudre. Bien que peaufinées depuis plus de trente ans, les méthodes d’analyse et de conception de systèmes d’information ne facilitent pas toujours le dialogue indispensable entre clients et fournisseurs de ces systèmes, qu’ils soient internes ou externes.

L’approche Ossad vient combler ce fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre décideurs, utilisateurs et concepteurs d’une organisation. Elle propose un langage commun facilement assimilable par tous les acteurs du changement. Ossad permet ainsi d’aboutir à une vision partagée du système d’information (et d’organisation). Il est alors possible de le faire évoluer, de façon plus ou moins radicale, tout en tenant compte des technologies de l’information et de la communication qui apportent tant de possibilités, mais aussi tant de difficultés, lors de leur mise en œuvre. Ossad permet d’aborder l’organisation et l’informatique de pair, et non l’une après l’autre.

Issue d’un projet européen, l’approche Ossad est pratiquée depuis 1990 dans plusieurs pays. Les deux auteurs de cet ouvrage collaborent au développement d’Ossad depuis cette époque au travers de nombreux projets qu’ils ont menés en Suisse.

Assistez à une Web démo!

 Principe
Mener à bien une réorganisation des processus d’une entreprise ou d’une administration nécessite des moyens, non seulement pour les décrire à différents niveaux de détail, mais aussi pour les situer par rapport à la finalité de l’organisme étudié. Ossad fournit ces moyens et énonce des règles générales pour s’en servir au mieux dans un projet de réorganisation et de cartographie des processus. Cette approche peut être décrite, de manière simplifiée, sous la forme de réponses à quatre questions successives :
1) comment représenter les objectifs de l’organisme ?
2) comment représenter la répartition des moyens humains pour atteindre ces objectifs ?
3) comment représenter la circulation des informations pour atteindre ces objectifs ?
4) comment décrire avec précision l’ensemble des moyens (humains et matériels), ainsi que le déroulement des procédures pour atteindre ces objectifs ?A chacune de ces questions, Ossad propose des réponses au travers de l’élaboration de représentations graphiques, ou modèles.
Ossad  s’appuie principalement sur deux niveaux de modélisation de processus :Le Modèle Abstrait (ou cartographie des Processus)

      • Il décrit les objectifs de l’organisation, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre pour y parvenir afin d’obtenir une cartographie des processus
      • Il représente les fonctions (nom donnés aux processus) de l’organisation (ex : Vente, production) et les paquets d’information qu’elles échangent (ex : commande, contrats). Une fonction est décomposable en sous-fonctions (sous processus). Les fonctions non décomposées (ou le plus petit niveau de décomposition des fonctions ou sous-fonctions) sont appelées activités.
      • Il répond aux questions QUOI ? et POURQUOI ? et permet de visualiser les flux qui relient les fonctions, sous-fonctions et activités (paquets)
      • Le vocabulaire actuel a substitué au concept de Fonction celui de Processus et Sous-processus
      • Le temps et le séquencement entre activités ne doit pas apparaître à ce niveau de modélisation. Les liens ne représentent que des relations et sont entre autres destinés à identifier les interactions à considérer lorsque des modifications sont envisagées dans une partie ou l’autre du modèle.

Le Modèle Descriptif (ou Procédures)

      • Il décrit les moyens humains et les ressources technologiques de l’organisation.
      • Il représente les procédures de l’organisation (= manière de réaliser une activité), ainsi que les rôles (= qui participe à quelle activité) et les ressources mis en œuvre (= avec quoi est réalisée l’activité).
      • Il répond aux questions QUI ? et COMMENT (dans quel ordre, en combien de temps) ?
      • Il se compose de trois types de formalismes graphiques :
        • la matrice activités/rôles (quel rôle est responsable de quelle tâche pour chaque activité – RACI) ?
        • le graphe de circulation des ressources d’informations (modèles de rôles et de procédures : liens entre les rôles et liens entre les procédures).
        • le graphe d’opérations (suite logique des opérations – aussi appelées tâches, pour faire le lien avec les tâches dans la matrice Activités/Rôles).
 Pour en savoir plus
 Un langage pour l’organisation : l’approche OSSAD ©

  • SNELLA (Jean-Jacques)
  • CHAPPELET (Jean-Loup)

ISBN: 2-88074-618-3
2004, 3ème édition
Avec l’aimable autorisation des Presses polytechniques et universitaires romandes, Lausanne.

 

Votre solution tout naturellement

La suite logicielle Workey permet de répondre aux exigences de toute entreprise quelque soit son secteur d’activité. Ainsi, C-Log propose une suite logicielle évolutive et pragmatique afin d’accompagner l’entreprise dans une démarche d’amélioration et d’optimisation de ses processus métier.

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Une suite logicielle BPM intégrée

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Workey est une solution professionnelle de Business Process Management déployée depuis plus de 12 ans chez nos clients. Elle offre toutes les fonctions nécessaires pour une mise en œuvre rapide, efficace et opérationnelle d’applications de workflow dans un environnement 100% Web. Workey est un logiciel de gestion de processus et de workflow développé pour les utilisateurs et orienté utilisateurs, aussi bien pour la conception du workflow (modélisation de processus, cartographie de processus et formulaires) que pour l’utilisation des applications de workflow produites par Workey.

Avec le logiciel Workflow BPM Workey
vous avez la garantie :
  • de modéliser des processus et procédures d’entreprise de façon intuitive
  • d’obtenir une application de workflow conforme à ce qui a été modélisé par les
    utilisateurs
    , sans étape intermédiaire de paramétrage
  • d’obtenir une application de workflow sans aucun développement
vignetteworkeydesigner Workey Designer est la solution pour analyser, modéliser, documenter et publier vos processus métier, formulaires, règles et connecteurs. La méthode OSSAD, intégralement supportée par l’outil, permet d’aborder vos projets de Business Process Management comme un projet d’organisation.
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vignetteworkeyengine Workey Engine permet d’orchestrer sous forme d’un workflow l’ensemble des processus de l’entreprise préalablement modélisés à l’aide du logiciel de modélisation de processus Workey Designer. L’ensemble des éléments de la modélisation sont automatisés afin d’obtenir des applications de workflow immédiatement opérationnelles sans aucun développement.
vignetteworkeywebclient L’interface web proposée en standard par Workey permet de proposer à chaque utilisateur préalablement authentifié une interface simple et intuitive pour créer, suivre ses processus de workflow et accéder à des tableaux de bord.

Pour concevoir le logiciel de workflow Workey, C-Log International n’est pas parti de la conception d’un moteur de workflow et ensuite dans la conception d’un outil graphique de modélisation pour paramétrer les règles de flux mais d’une approche totalement inverse.

C-log International a avant tout considéré un projet de Business Process Management comme un projet d’organisation avec l’obligation de modéliser un processus métier sans tenir compte des aspects techniques. C’est pour cela que nous proposons une réelle solution intégrée (BPA/BPM) d’analyse, de modélisation, de documentation et d’automatisation (workflow) de processus métier capable d’appréhender tout type de processus quelque soit sa complexité.