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Gestion des risques

Le chemin balisé vers la qualité
ISO 9001:2015

 

Vous êtes responsable qualité ?

  • Vous êtes dans une démarche de certification ISO ?
  • Vous souhaitez mettre à jour votre SMQ par rapport à la nouvelle norme ISO 9001:2015 ?
    • renforcement de l’approche processus
    • Connaître le contexte de l’organisme
    • Gestion des risques
  • Vous souhaitez clarifier votre organisation et mettre en place un système qualité efficace avec un logiciel et une méthode reconnue ?
  • Vous souhaitez gérer, suivre les risques et les opportunités
  •  

    Workey Designer vous permettra rapidement et facilement :
    • De modéliser l’ensemble des processus et leurs interfaces
    • De modéliser vos procédures, modes opératoires, contrôles
    • D’associer vos documents, formulaires, url directement au niveau de la modélisation
    • De définir pour chaque processus les objectifs, les incertitudes et les risques associés conformément à la norme ISO 9001:2015
    • De créer un système qualité dynamique à l’aide :
      • des matrices de risques générées automatiquement
      • des matrices activités/rôles ou RACI
    • De diffuser automatiquement vos processus et procédures au format Word et HTML
    • De publier l’ensemble de vos modélisations dans le portail sécurisé Workey Content Manager
    • D’automatiser sous forme d’une application de workflow vos procédures grâce au module Workey Engine
    Workey Designer vous apporte les bénéfices suivants :
    • Gain de temps dans la modélisation
    • Mise à jour simple et rapide de votre système qualité
    • Cohérence sur l’ensemble des différents niveaux de modélisation
    • Gestion des risques et calcul automatique de la matrice de risques
    • Production automatique de la documentation Word et HTML
    • Respect des normes ISO 9001
    Type de licence GRATUIT CLOUD
    Interface web intuitive
    Modélisation par glisser/déposer
    Fonction de recherche
    Annotation / dessin sur les logigrammes
    Cartographie des processus
    Décomposition assistée des processus
    Modélisation des procédures
    Modélisation des modes opératoires
    Modélisation des organigrammes
    Modélisation des objectifs, incertitudes et risques
    Génération automatique de la matrice des risques
    Navigation risques / processus / actions de traitement
    Gestion des responsables d’objectif et de risque
    Génération automatique de la matrice Activité/Rôle
    Génération semi assistée de la matrice RACI
    Cohérence Processus / Procédures
    Modélisation des formulaires
    Gestion des liens externes
    Génération de la documentation Word
    Publication HTML
    Génération automatique des règles de flux XML pour Workey Engine
    Publication automatique dans Workey Content Manager
    Accès au support technique
    Tarif annuel 0 € HT 560 € HT

    Passez de la modélisation à l’automatisation

    Le logiciel de BPM Workey Engine permet d’orchestrer sous forme d’un workflow et sans aucun développement l’ensemble de vos processus métier et de les exposer via une interface web utilisateur unifiée. Il va vous permettre d’assurer une continuité de service entre vos utilisateurs, vos progiciels et vos processus.

    Workey Engine votre logiciel de workflow

    Logiciel de workflow, de BPM

    quels bénéfices pour la DSI ?

    Logiciel de workflow, de BPM

    quels bénéfices pour le métier ?

    Vous Mutualisez vos investissements
    Une plateforme à valeur ajoutée pour répondre à différentes attentes clients
    Vous avez une approche transverse et complémentaire aux silos applicatifs;
    Guichet d’accès unique à l’ensemble des processus
    Vous dites STOP aux développements spécifiques
    Une approche progicielle et une maintenance facilité par rapport à des développements spécifiques
    Vous améliorez la communication : MOA / MOE
    Vous déployez rapidement de nouveaux applicatifs
    Vous réduisez les temps de traitement de vos dossiers
    Pour diminuer les coûts
    Pour améliorer la satisfaction client
    Vous réduisez les risques opérationnels
    Pour satisfaire la règlementation
    Pour améliorer le contrôle de gestion
    Vous gagnez en productivité
    Plus aucune perte d’information
    Pas d’erreur de saisie
    L’information à la bonne personne au bon moment
    Gestion des alertes, des exceptions, des délégations
    Gestion des délais et des relances
    Reporting sur les temps d’exécution

     

    Workey Designer Foire aux questions

    Les réponses et conseils aux questions que vous pourriez ou que vous nous avez posées:

    • Workey Designer ne réussit pas à récupérer la licence lors de son premier lancement:
      Réponse: Une connexion à Internet est nécessaire pour que Workey Designer puisse récupérer automatiquement le fichier de licence lorsque vous saisissez la clé d’activation la première fois.
       
    • Workey Designer me demande à chaque lancement la clé d’activation alors que je l’ai déjà saisie:
      Réponse: La licence est stockée dans les fichiers temporaires de l’application. Si vous avez réglé votre navigateur Internet pour qu’il efface automatiquement les fichiers temporaires (ou cache) à sa fermeture, le fichier de licence de Workey Designer se retrouve supprimé. Par conséquent, au prochain lancement, il ne trouve pas la licence et vous redemande la clé d’activation.
       
    • J’ai perdu ma licence Workey Designer et je ne retrouve plus l’e-mail avec ma clé d’activation:
      Réponse: 2 solutions sont possibles. Soit dans la boîte de dialogue de demande de clé d’activation, cliquez sur le lien de demande de récupération de clé, nous vous la renverrons par e-mail dans les meilleurs délais. Soit téléchargez de nouveau la version gratuite de Workey Designer, vous obtiendrez une nouvelle clé d’activation. Cela ne bloque aucunement l’ouverture de vos projets de modélisation créés avec votre ancienne clé.
       
    • Lorsque je place une annotation dans un diagramme, celle-ci cache les objets en dessous et je ne peux plus les cliquer:
      Réponse: Les diagrammes de Workey Designer utilisent une « pile » où le dernier objet placé se retrouve au plus haut donc devant les autres objets. Pour gérer la position dans la pile des objets, sélectionnez l’objet et cliquez sur le menu « Edition ». Quatre entrées dans ce menu vous permettent de modifier la position:

      • Mettre devant: l’objet sélectionné passera tout en haut de la pile et passera devant tous les objets initialement plus haut que lui
      • Avancer d’un rang: l’objet montera d’un niveau dans la pile
      • Reculer d’un rang: l’objet descendra d’un rang dans la pile
      • Mettre derrière: l’objet descendra tout en bas de la pile et passera derrière tous les objets se initialement trouvant derrière lui

       

    • Workey Designer se lance en anglais et je souhaite le lancer en français (ou inversement):
      Réponse: Workey Designer se lance par défaut dans la langue de navigateur internet. Pour modifier la langue de Workey Designer, ouvrez le menu Outils et cliquez sur le menu « Préférences ». Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez la langue et cliquez OK. 
       
    • A chaque fois que je crée un objet, la boîte de dialogue d’édition de l’objet apparaît, cela me gêne:
      Réponse: Pour désactiver la boîte d’édition rapide des objets, cliquez sur le bouton « Edition rapide » dans la barre de boutons (icône représentant un document d’où sort un éclair orange). Pour conserver ce choix à chaque lancement de Workey Designer, ouvrez la fenêtre de Préférences de l’application (Outils → Préférences) et décochez « Ouvrir la boîte de dialogue d’édition ».
       

    Workey engine

    Un logiciel de workflow
    performant et ouvert

    Le moteur d’exécution des processus sous forme d’un workflow repose sur une architecture standard Java permettant ainsi le traitement de gros volumes aussi bien en termes de processus qu’en termes de connexions simultanées.

    Ainsi, l’architecture technique de l’outil de workflow Workey Engine  permet de s’affranchir de contraintes techniques (Système d’exploitation, Messagerie, Annuaire, Base de données, Serveur d’applications) pour exécuter le workflow et de prendre appui sur des serveurs d’applications qui répondent à ce standard.

    Workey_engine

    Depuis un simple navigateur, et après authentification (login – mot de passe ou SSO) Workey Engine reconnaît l’utilisateur et par conséquent :

    • sa langue de travail
    • ses différents rôles et les processus dans lesquels intervient l’utilisateur
    • son appartenance à une unité organisationnelle

    Enfin le système de workflow Workey expose une interface API de type REST (Representational state transfer) permettant d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités proposées par l’interface Web de Workey. Vous pouvez ainsi facilement intégrer Workey dans une solution tierce (Applicatif, portail, …)

    Ainsi, l’API permet la manipulation des documents de flux de travail, à savoir leur création, leur progression selon les règles exprimées par la modélisation, leur présentation à l’interface de visualisation.

    Demande de formation

    Pour recevoir le programme de formation concernant nos solutions de modélisation de processus et de workflow merci de bien vouloir renseigner le formulaire ci-après.

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    Workey Admin

    Workey Admin propose une interface Web d’administration de l’ensemble de vos processus publiés par Workey Designer.

    Gestion des versions

    Gestion des versions

    Différents profils d’administration sont proposés par ce module. Vous pouvez ainsi décentraliser l’administration fonctionnelle auprès de responsable de processus et responsable des données. Workey admin gère les différentes versions d’un processus ainsi que les migrations à chaud.

    Gestion des utilisateurs

    Gestion des utilisateurs

    Une fois le processus déployé, il ne vous reste plus qu’à préciser les acteurs (Ldap) ou les unités qui vont être affectés aux différents rôles modélisés.

    Gestion du scheduler

    Gestion du scheduler

    Workey intègre un scheduler et vous pouvez ainsi déclarer simplement vos agents, les calendriers d’exécution. Toutes les fonctions d’administrations sont accessibles depuis cette interface.

    Workey Designer – modélisation de processus

    iso9001_2015La solution de modélisation
    de vos processus métier

    Le logiciel Workey designer propose un ensemble d’éditeurs graphiques vous permettant de décrire l’ensemble de vos processus sous forme de logigrammes; Du niveau macro (cartographie des processus) au niveau procédure (qui fait quoi et quand), en passant par la définition de votre organigramme, de la matrice RACI. Workey designer est disponible gratuitement en téléchargement. Workey Designer vous propose des outils complémentaires comme la matrice de Raci ou bien des rapports pour affiner votre analyse.

    Modèle Abstrait Niveau 1

    Modèle Abstrait Niveau 1

    Le modèle abstrait (cartographie des processus) de la méthode OSSAD s’intéresse aux objectifs d’une organisation, indépendamment des moyens et des ressources mis en œuvre pour les réaliser. Il offre plusieurs niveaux de visualisation en permettant de décomposer un processus en sous-processus et en activités grâce au « zoom ». Il est donc relativement invariant et permet de représenter à un niveau conceptuel les processus d’une organisation, son environnement, et les paquets d’information qui circulent.

    Modèle abstrait - Décomposition de la fonction Vente

    Modèle abstrait – Décomposition de la fonction Vente

    Chaque fonction, peut être décomposée en sous-fonction, tout en conservant les données d’entrées et de sorties de la fonction supérieurs.Ainsi, le modèle abstrait est, comme annoncé en introduction, une représentation relativement invariante d’une organisation. Cela s’avère très utile dans un environnement où les technologies et les opérations quotidiennes peuvent évoluer rapidement, car les objectifs fondamentaux d’une organisation sont clairement formulés et ses missions formalisées, fournissant ainsi une base solide pour les personnes en charge de gérer cette évolution.

    role

    Un modèle de rôles décrit la circulation des informations dans une organisation et entre celle-ci et son environnement, en intégrant la notion de rôles, c’est-à-dire des ensembles de responsabilités confiés aux employés ou aux personnes extérieures en contact avec l’organisation. Ces informations (ou ressources en information) sont reprises dans les modèles de procédures présentés ci-dessous.
     cartographie des risques_qualite La cartographie des risques conformément à la norme ISO9001:2015 permet de définir pour chaque processus ou procédures les objectifs, les incertitudes liées aux objectifs et les risques associés. Chaque risque est valorisé en terme de vraisemblance et de conséquence.Vous pouvez préciser pour chaque risque, le responsable du risque et éventuellement associer une procédure de traitement si le risque n’est pas acceptable.
    matrice risk La matrice des risques se construit automatiquement à partir de l’ensemble des risques identifiés au niveau des processus ou procédures. Des fonctions avancées de navigation vous permettent facilement de parcourir pour chaque risque de la matrice, les processus concernés, le responsable du risque et la procédure de traitement du risque.

    Procédure associée à la fonction Support Client

    Procédure associée à la fonction Support Client

    Le modèle de procédures permet de détailler les activités définies au niveau le plus fin du modèle abstrait : une procédure correspond à une activité. Il montre également quelles ressources en information sont nécessaires à l’accomplissement d’une activité et comment ces ressources circulent, faisant ainsi le lien avec les paquets d’information du modèle abstrait. Une procédure est ainsi découpée en opérations «élémentaires» qui sont accomplies par un rôle. Ce type de modèle reprend par ailleurs les rôles définis dans le modèle de rôles et leur associe les opérations dont ils ont la responsabilité. Il permet également de définir des chemins d’exécution parallèles ou conditionnels

    Matrice RACI

    La matrice de RACI indique les rôles et les responsabilités des intervenants au sein de chaque  activité précisé au niveau du modèle abstrait.Ce type de matrice donne une vision simple et claire de qui fait quoi dans le projet, en permettant d’éviter une redondance de rôles ou une dilution des responsabilités.

    Expression d'une règle du dictionnaire

    Expression d’une règle du dictionnaire

    Les règles permettant d’autoriser ou non le passage à l’étape suivante dans une procédure conditionnelle s’exprime au travers d’un modèle de règles. Ces règles sont composées d’expression, d’opérateurs ET / OU et de messages.

    Modélisation d'un formulaire

    Modélisation d’un formulaire

    Un document d’une procédure peut se matérialiser par différents formulaires composés de champs. Ainsi à une étape donnée de la procédure, l’utilisateur peut disposer d’un formulaire qui sera peut être différent à l’étape suivante. Workey gère très facilement les règles de visibilité des champs en fonction du rôle joué, du statut du document et de l’opération en cours.

    Organigramme

    Unité organisationnelle

    Les modèles d’unités organisationnelles permettent de montrer la structure et la hiérarchie d’une organisation, ainsi que les personnes réelles qui la composent et les postes qu’elles y occupent. Plus largement ces modèles peuvent être aussi utilisés pour exprimer différentes natures d’unités comme des compétences, des seuils, des imputations, …

    Assister à une web démo Workey

    Pour assister à une web démo Workey merci de bien vouloir renseigner le formulaire ci-après.

    Nous vous recontacterons ensuite pour valider le jour et l’heure.

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    solution pour la qualité

    Désormais l’organisation par les processus s’impose comme un standard de fait. Qu’elle soit dictée par les normes de type ISO 9000, le concept d’entreprise étendue ou l’optimisation de la chaîne de valeur, l’entreprise doit faire face à une complexité sans cesse croissante. Afin d’assurer la maîtrise de cette complexité la direction de la qualité doit se doter de solutions capables de représenter facilement et en toute cohérence, l’organisation de l’entreprise. Elle doit aussi se doter de solutions pour maîtriser ses processus et les appliquer. L’optimisation du Système de Management de la Qualité (SMQ) passe par une vision claire et précise des processus et procédures de l’entreprise afin :

    • D’identifier clairement les objectifs (processus)
    • De décrire les moyens pour les atteindre (procédures)
    • D’identifier les indicateurs de performances
    • De mesurer ces indicateurs, le tout dans une démarche d’amélioration continue

    Pour effectuer cette modélisation des processus et procédures, l’utilisation des outils classiques bureautiques comme le traitement de texte, le tableur ou des outils de dessin est vite impossible pour :

    • Modéliser les interfaces entre processus et procédures (cartographie des processus), or la performance et l’optimisation se mesurent notamment au niveau des interfaces
    • Maintenir facilement ces procédures et les faire évoluer en mesurant les impacts
    • Répondre à des questions du type :
      • Qui joue quel rôle dans quelle procédure ?
      • Quelles sont les compétences requises pour faire tel type de tâche ?
      • Quelles sont les documents (formulaires) à utiliser dans telle procédure ?
      • Un nouveau collaborateur arrive. Quelles sont ses procédures ? Quelles sont les outils nécessaires à la bonne applicabilité des procédures ?

    Enfin, ces outils n’apportent aucune méthode et aucune réponse concernant l’amélioration continue des processus et leur automatisation sous forme de workflow (exemple : gestion des réclamations clients, Gestion administrative …). C’est pourquoi C-log International propose une solution BPM cohérente et modulable qui repose sur la méthode OSSAD afin de permettre la gestion de tout le cycle de vie des processus d’entreprise.

    Exemples d’applications de workflow pour la gestion de la qualité :

    • gestion des réclamations clients et actions associées (préventives, curatives)
    • gestion des retraits rappels produits en magasins
    • gestion des audits
    • gestion des non conformités
    • gestion documentaire

    solution pour les ressources humaines

    Les Directions des Ressources Humaines sont amenées à outiller et moderniser leurs processus de travail afin de contribuer à améliorer la compétitivité générale de l’entreprise. Répondre aux attentes du marché et aux besoins en ressources internes conduit à anticiper en permanence ses politiques de recrutement, et de formation en optimisant son organisation et ses processus internes.

    Les bénéfices recueillis dans le cadre d’une solution de BPM sont nombreux :

    • l’optimisation des processus d’embauche
    • la gestion et la planification du capital humain
    • le renforcement du suivi des compétences
    • une meilleure gestion des carrières.

    Exemples d’application :

    • Gestion du dossier administratif
    • Gestion des CV des collaborateurs,
    • Gestion des nominations,
    • Gestion des demandes de formations
    • Gestion des congés, RTT
    • Processus d’évaluations annuelles sur mesure,
    • Augmentations et révisions de salaires,
    • Gestion des embauches,
    • Gestion des entrées/sorties
    • Questionnaires et enquêtes, …